qPCR – Regulamin / Regulations

(scroll down for English version)

Regulamin korzystania z aparatu Real-Time PCR qTOWER

Aparat qTower znajduje się w laboratorium 333A Katedry Biochemii Ogólnej i Medycznej, Wydziału Biologii Uniwersytetu Gdańskiego.

Regulamin określa zasady rezerwacji i korzystania z aparatu. Jego celem jest zapewnienie wszystkim użytkownikom równego dostępu do urządzenia, sprawnej organizacji pracy oraz bezpiecznej eksploatacji sprzętu.

  1. Uprawnieni użytkownicy
  1. Z aparatu qTower mogą korzystać pracownicy i doktoranci Wydziału Biologii UG.
  2. Studenci mogą korzystać z aparatu wyłącznie pod opieką i na odpowiedzialność opiekuna/promotora.
  3. Każdy użytkownik przed rozpoczęciem samodzielnej pracy z aparatem jest zobowiązany do zapoznania się z niniejszym regulaminem, zaakceptowania jego zasad oraz ich przestrzegania. Papierowa wersja regulaminu znajduje się przy aparacie.
  4. Samodzielnie z aparatu mogą korzystać wyłącznie osoby, które potrafią prawidłowo obsługiwać urządzenie i oprogramowanie. Użytkownik, który nie uczestniczył w szkoleniu z obsługi qTower, powinien przed pierwszym samodzielnym użyciem zostać przeszkolony przez opiekuna aparatu lub doświadczonego użytkownika.
  1. Rezerwacja aparatu
  1. Wszystkie użycia aparatu qTower muszą być wcześniej zarejestrowane w kalendarzu rezerwacji. Korzystanie z aparatu bez dokonania rezerwacji nie jest dozwolone.
  2. Link do kalendarza znajduje się na stronie Katedry Biochemii Ogólnej i Medycznej (https://biochemia.ug.edu.pl/), w zakładce „qPCR – rezerwacje”
  3. Kalendarz jest dostępny do podglądu dla pracowników Wydziału Biologii (użytkowników posiadających konto w domenie ug.edu.pl), co umożliwia sprawdzenie aktualnego obłożenia aparatu i dostępnych terminów.
  4. Ze względu na sposób organizacji kont Uniwersytetu Gdańskiego w środowisku Microsoft 365 osoby korzystające z kont w innych domenach niż ug.edu.pl (dotyczy to m.in. części kont studenckich i doktoranckich) mogą nie uzyskać automatycznego dostępu do kalendarza po otwarciu linku. W takim przypadku należy skorzystać z wyświetlanej przez Microsoft opcji „Request access”. Jednocześnie proszę o przesłanie wiadomości na adres karolina.stojowska-swedrzynska@ug.edu.pl, zawierającej podstawowe informacje o osobie ubiegającej się o dostęp: imię i nazwisko, nazwę katedry oraz imię i nazwisko opiekuna. Wiadomość e-mail jest konieczna, ponieważ zgłoszenia „Request access” nie są sprawdzane na bieżąco.
  5. Osoba, która chce uzyskać możliwość dokonywania rezerwacji, powinna skontaktować się mailowo z opiekunem aparatu (karolina.stojowska-swedrzynska@ug.edu.pl), podając adres e-mail, dla którego mają zostać nadane uprawnienia. W wiadomości należy również potwierdzić zapoznanie się z niniejszym regulaminem i akceptację jego zasad, np. poprzez zamieszczenie oświadczenia:

„Potwierdzam, że zapoznałam/em się z Regulaminem korzystania z aparatu Real-Time PCR qTOWER i akceptuję jego zasady.”

Uprawnienia umożliwiające dodawanie własnych rezerwacji zostaną nadane po otrzymaniu takiego potwierdzenia. Uprawnienia są nadawane na stałe, dlatego przy kolejnych rezerwacjach nie ma potrzeby ponownego kontaktowania się z opiekunem aparatu. Szczegółowa instrukcja dodawania rezerwacji znajduje się na stronie Katedry Biochemii Ogólnej i Medycznej (https://biochemia.ug.edu.pl/) w zakładce „qPCR – rezerwacje”.

  1. System technicznie umożliwia utworzenie nakładających się rezerwacji. Użytkownik jest zobowiązany do sprawdzenia kalendarza przed zapisaniem terminu i upewnienia się, że jego rezerwacja nie koliduje z istniejącymi wpisami.
  2. Użytkownik może dodawać, modyfikować i usuwać własne rezerwacje. Nie może modyfikować ani usuwać rezerwacji innych użytkowników.
  3. Należy rezerwować czas odpowiadający rzeczywistemu czasowi korzystania z urządzenia,
    z rozsądnym zapasem umożliwiającym zakończenie programu, zapisanie eksperymentu i odebranie płytki. Nie należy rezerwować nadmiernie długich okresów „na wszelki wypadek”.
  4. Jeśli zarezerwowany termin nie będzie wykorzystany, rezerwację należy możliwie szybko usunąć, aby zwolnić aparat dla innych użytkowników.
  1. Korzystanie z aparatu
  1. Użytkownik odpowiada za prawidłowe przygotowanie eksperymentu oraz właściwe ustawienie parametrów programu.
  2. Przed rozpoczęciem pracy należy sprawdzić, czy aparat jest wolny oraz czy poprzedni eksperyment został zakończony.
  3. Podczas korzystania z urządzenia należy zachować czystość stanowiska oraz ostrożność przy wkładaniu i wyjmowaniu płytki (ostrożnie otwierać i zamykać pokrywę aparatu).
  4. Nie należy samodzielnie zmieniać ustawień systemowych komputera, instalować ani aktualizować oprogramowania ani podejmować prób naprawy aparatu.
  5. W przypadku wystąpienia błędu, nietypowego zachowania urządzenia, uszkodzenia lub innego problemu technicznego należy poinformować opiekuna aparatu.
  6. Po zakończeniu pracy należy pozostawić aparat i jego otoczenie w stanie umożliwiającym natychmiastowe rozpoczęcie pracy przez kolejnego użytkownika.
  1. Zakończenie eksperymentu i odbiór płytki
  1. W miarę możliwości eksperymenty należy planować tak, aby ich zakończenie przypadało w czasie umożliwiającym użytkownikowi osobisty odbiór płytki. Należy unikać pozostawiania płytki w aparacie przez dłuższy czas, w szczególności przez noc.
  2. Jeżeli pozostawienie płytki w aparacie przez dłuższy czas jest konieczne, program PCR należy zakończyć dodatkowym etapem utrzymującym temperaturę 10°C. Po standardowym zakończeniu programu aparat automatycznie przechodzi w tryb „idle”, w którym blok jest utrzymywany w temperaturze 4°C. Długotrwałe utrzymywanie bloku w tej temperaturze może niekorzystnie wpływać na jego pracę i prowadzić do jego uszkodzenia. Zgodnie z zaleceniem serwisu, w przypadku konieczności dłuższego pozostawienia płytki w aparacie należy zatem zastosować końcowy etap utrzymania temperatury 10°C. Użytkownik jest odpowiedzialny za odebranie swojej płytki oraz zapisanie danych eksperymentu przed zakończeniem zarezerwowanego czasu.
  3. Należy pamiętać, że po zakończeniu programu dane eksperymentu wymagają zapisania przez użytkownika – samo zakończenie programu nie jest równoznaczne z prawidłowym zapisaniem eksperymentu.
  4. Jeżeli po rozpoczęciu terminu zarezerwowanego przez kolejnego użytkownika w aparacie nadal znajduje się płytka z poprzedniego eksperymentu, a poprzedni użytkownik nie jest obecny, kolejny użytkownik może:
    • zapisać otwarty eksperyment,
    • wyjąć płytkę z aparatu i umieścić ją w lodówce,
    • pozostawić notatkę w zeszycie, informującą o wykonanych czynnościach.
  5. W notatce należy podać:
    • informację, że płytkę wyjęto i umieszczono w lodówce,
    • nazwę, pod którą zapisano eksperyment, oraz lokalizację folderu,
    • datę,
    • imię i nazwisko osoby, która wykonała powyższe czynności.

Zeszyt przeznaczony do pozostawiania takich informacji znajduje się w szufladzie pod blatem, na którym stoi aparat.

  1. Powyższa procedura służy zabezpieczeniu danych i materiału poprzedniego użytkownika oraz umożliwieniu pracy kolejnej osobie. Odpowiedzialność za terminowy odbiór płytki i prawidłowe zabezpieczenie danych spoczywa jednak na użytkowniku, który wykonywał eksperyment. W przypadku pozostawienia eksperymentu po zakończeniu zarezerwowanego czasu nie można zagwarantować zachowania danych lub materiału w niezmienionym stanie.
  1. Zapisywanie danych
  1. Plików związanych z eksperymentami qPCR, w tym projektów/eksperymentów oraz templates, nie należy zapisywać na pulpicie ani w przypadkowych lokalizacjach na komputerze.
  2. Wszystkie pliki należy zapisywać w przeznaczonym do tego folderze „Saved Documents”, do którego skrót znajduje się na pulpicie.
  3. W folderze „Saved Documents” należy odnaleźć folder swojej Katedry. Jeżeli folder danej Katedry jeszcze nie istnieje, pierwszy użytkownik z danej jednostki powinien go utworzyć.
  4. W folderze Katedry każdy użytkownik zakłada folder oznaczony swoim imieniem i nazwiskiem. Wszystkie własne projekty, templates i pozostałe pliki związane z eksperymentami należy przechowywać w tym folderze. Sposób dalszej organizacji własnych plików pozostaje do decyzji użytkownika.
  5. Studenci nie zakładają osobnych folderów. Ich dane należy zapisywać w folderze opiekuna/promotora.
  6. Użytkownik odpowiada za właściwe zapisanie i zabezpieczenie własnych danych eksperymentalnych. Zaleca się regularne kopiowanie istotnych danych na własny nośnik lub do innej bezpiecznej lokalizacji.
  1. Zakończenie pracy
  1. Po zakończeniu eksperymentu użytkownik powinien:
    • upewnić się, że dane zostały prawidłowo zapisane,
    • wyjąć płytkę z aparatu,
    • pozostawić stanowisko w czystości i porządku,
  2. Po zakończeniu pracy należy wyłączyć aparat qTower oraz komputer. Aparat i komputer mogą pozostać włączone wyłącznie w przypadku, gdy kolejny użytkownik jest już obecny i bezpośrednio przejmuje stanowisko.
  1. Wspólne korzystanie z aparatu

qTower jest urządzeniem współdzielonym przez użytkowników Wydziału Biologii. Sprawne funkcjonowanie systemu rezerwacji wymaga współpracy i wzajemnego poszanowania zarezerwowanego czasu.

W szczególności użytkownicy są zobowiązani do punktualnego kończenia pracy, nieblokowania urządzenia bez potrzeby, zwalniania niewykorzystanych rezerwacji oraz pozostawiania stanowiska w stanie umożliwiającym pracę kolejnej osobie.

W przypadku opóźnienia lub innej nieprzewidzianej sytuacji należy, jeśli jest to możliwe, skontaktować się z kolejnym użytkownikiem.

  1. Problemy techniczne i kontakt

Wszelkie awarie, komunikaty o błędach, podejrzenia nieprawidłowego działania lub uszkodzenia aparatu należy zgłaszać opiekunowi urządzenia.

Opiekun aparatu qTower:
Karolina Stojowska-Swędrzyńska
Katedra Biochemii Ogólnej i Medycznej
e-mail: karolina.stojowska-swedrzynska@ug.edu.pl

W przypadku poważniejszej awarii należy przerwać korzystanie z urządzenia do czasu konsultacji z opiekunem. Użytkownicy nie powinni podejmować samodzielnych prób naprawy aparatu.

[REGULAMIN KORZYSTANIA Z APARATU qTOWER – wersja PDF]

Regulations for the Use of the Real-Time PCR qTOWER Instrument

The qTOWER instrument is located in laboratory 333A of the Department of General and Medical Biochemistry, Faculty of Biology, University of Gdańsk.

These Regulations define the rules for reserving and using the instrument. Their purpose is to ensure equal access to the instrument for all users, efficient organization of work, and safe operation of the equipment.

  1. Authorized Users
  1. The qTOWER instrument may be used by employees and doctoral students of the Faculty of Biology, University of Gdańsk.
  2. Students may use the instrument only under the supervision and responsibility of their supervisor.
  3. Before using the instrument independently for the first time, each user is required to read these Regulations, accept the rules set out herein, and comply with them. A printed copy of the Regulations is available next to the instrument.
  4. Only users who are able to operate the instrument and its software correctly may use the qTOWER independently. Users who have not received training in the operation of the qTOWER must be trained by the instrument supervisor or an experienced user before using the instrument independently for the first time.
  1. Instrument Reservations
  1. Every use of the qTOWER must be registered in the reservation calendar in advance. Use of the instrument without a prior reservation is not permitted.
  2. A link to the reservation calendar is available on the website of the Department of General and Medical Biochemistry (biochemia.ug.edu.pl), under “qPCR – Reservations”.
  3. The calendar can be viewed by employees of the Faculty of Biology who have an account in the ug.edu.pl domain, allowing them to check current instrument occupancy and available time slots.
  4. Due to the organization of University of Gdańsk accounts within the Microsoft 365 environment, users with accounts in domains other than ug.edu.pl (including some student and doctoral student accounts) may not automatically gain access to the calendar after opening the link. In this case, the “Request access” option displayed by Microsoft should be used. At the same time, please send an e-mail to karolina.stojowska-swedrzynska@ug.edu.pl, providing basic information about the person requesting access: full name, Department, and the full name of their supervisor. Sending an e-mail is necessary because “Request access” notifications are not checked on a regular basis.
  5. Users who wish to obtain permission to make reservations should contact the instrument supervisor by e-mail (karolina.stojowska-swedrzynska@ug.edu.pl), providing the e-mail address for which reservation privileges are to be granted. The message must also include confirmation that the user has read and accepted these Regulations, for example:

“I confirm that I have read the Regulations for the Use of the Real-Time PCR qTOWER Instrument and accept the rules set out therein.”

Reservation privileges will be granted after this confirmation has been received. These privileges are granted on a permanent basis; therefore, there is no need to contact the instrument supervisor again before making subsequent reservations. Detailed instructions for making reservations are available on the website of the Department of General and Medical Biochemistry (biochemia.ug.edu.pl), under “qPCR – Reservations”.

  1. The system technically allows overlapping reservations. Users are responsible for checking the calendar before saving a reservation and ensuring that the selected time slot does not conflict with an existing reservation.
  2. Users may create, modify, and delete their own reservations. They may not modify or delete reservations made by other users.
  3. Reservations should reflect the actual time required to use the instrument, with a reasonable additional margin for completion of the program, saving the experiment, and collecting the plate. Excessively long time slots should not be reserved “just in case”.
  4. If a reserved time slot will not be used, the reservation should be deleted as soon as possible so that the instrument becomes available to other users.
  1. Use of the Instrument
  1. Users are responsible for the correct preparation of their experiments and for setting the appropriate program parameters.
  2. Before starting work, users should check that the instrument is available and that the previous experiment has been completed.
  3. The work area must be kept clean, and care should be taken when inserting and removing the plate, as well as when opening and closing the instrument lid.
  4. Users must not independently modify computer system settings, install or update software, or attempt to repair the instrument.
  5. Any error, unusual instrument behavior, damage, or other technical problem must be reported to the instrument supervisor.
  6. After use, the instrument and the surrounding work area must be left in a condition that allows the next user to begin work immediately.
  1. Completion of the Experiment and Plate Collection
  1. Whenever possible, experiments should be planned so that they finish at a time when the user can collect the plate in person. Leaving the plate in the instrument for extended periods, particularly overnight, should be avoided.
  2. If it is necessary to leave the plate in the instrument for an extended period, the PCR program must end with an additional step maintaining the temperature at 10°C. After standard completion of the program, the instrument automatically enters idle mode, in which the block is maintained at 4°C. Prolonged maintenance of the block at this temperature may adversely affect its operation and may lead to damage. Therefore, in accordance with the service recommendation, when a plate must remain in the instrument for an extended period, a final 10°C hold step must be included. The user is responsible for collecting their plate and saving the experimental data before the end of the reserved time.
  3. Users should remember that experimental data must be saved after completion of the program. Completion of the program itself does not mean that the experiment has been properly saved.
  4. If, after the start of the next user’s reserved time slot, a plate from the previous experiment is still in the instrument and the previous user is not present, the next user may:
    • save the open experiment;
    • remove the plate from the instrument and place it in the refrigerator;
    • leave a note in the designated notebook describing the actions taken.
  5. The note should include:
    • information that the plate was removed and placed in the refrigerator;
    • the name under which the experiment was saved and the location of the folder;
    • the date;
    • the full name of the person who performed these actions.

The notebook designated for this purpose is kept in the drawer beneath the bench on which the instrument is located.

  1. This procedure is intended to protect the previous user’s data and material while allowing the next user to begin work. However, responsibility for collecting the plate on time and properly securing the experimental data remains with the user who performed the experiment. If an experiment is left after the reserved time has ended, preservation of the data or material in an unchanged state cannot be guaranteed.
  1. Data Storage
  1. Files related to qPCR experiments, including projects/experiments and templates, must not be saved on the desktop or in arbitrary locations on the computer.
  2. All files must be saved in the designated “Saved Documents” folder, which can be accessed via a shortcut on the desktop.
  3. Within the “Saved Documents” folder, users should locate the folder assigned to their Department. If a folder for a particular Department does not yet exist, the first user from that unit should create it.
  4. Within the Department folder, each user should create a folder labelled with their full name. All projects, templates, and other files related to their experiments should be stored in this folder. Users may organize their own files within this folder as they see fit.
  5. Students should not create separate personal folders. Their data should be stored in the folder of their supervisor.
  6. Users are responsible for properly saving and securing their own experimental data. Important data should be regularly copied to the user’s own storage device or another secure location.
  1. Completion of Work
  1. After completing an experiment, the user should:
    • ensure that the data have been saved correctly;
    • remove the plate from the instrument;
    • leave the work area clean and tidy.
  2. After work has been completed, the qTOWER instrument and the computer must be switched off. The instrument and computer may remain switched on only if the next user is already present and takes over the workstation immediately.
  1. Shared Use of the Instrument

The qTOWER is a shared instrument used by members of the Faculty of Biology. Efficient operation of the reservation system requires cooperation and mutual respect for reserved time slots.

In particular, users are expected to finish their work on time, avoid unnecessarily blocking the instrument, cancel reservations that will not be used, and leave the workstation ready for the next user.

In the event of a delay or other unforeseen situation, users should, whenever possible, contact the next user directly.

  1. Technical Problems and Contact

Any malfunction, error message, suspected improper operation, or damage to the instrument must be reported to the instrument supervisor.

qTOWER Instrument Supervisor

Karolina Stojowska-Swędrzyńska
Department of General and Medical Biochemistry
e-mail: karolina.stojowska-swedrzynska@ug.edu.pl

In the event of a serious malfunction, use of the instrument must be discontinued until the instrument supervisor has been consulted. Users must not attempt to repair the instrument themselves.

[REGULATIONS FOR THE USE OF THE qTOWER INSTRUMENT – PDF version]

Comments are closed.